Метод по управлению личной и корпоративной эффективностью: Матрица приоритетов Эйзенхауэра       

В данной статье речь пойдет о том, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как их расставлять, используя довольно несложную технику, которая имеет довольно сложное название «Матрица приоритетов Эйзенхауэра». 

Несомненно, каждый из вас хотя бы однажды оказывался в ситуации, когда имеется большой список задач, а времени на их выполнение катастрофически не хватает. Более того есть и такая категория людей, которым его не хватает систематически и катастрофически! Для того, чтобы все успеть они пытаются выполнять несколько задач одновременно, но именно от этого общий результат страдает еще больше.

Главной проблемой этой категории людей является незнание принципов тайм-менеджмента, или нежелание использовать их на практике. При этом один из наиболее эффективных методов по управлению своим временем именуется как правильная постановка приоритетов.

Важно понимать, что именно от умения правильно расставлять приоритеты зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач. Иными словами, вам необходимо грамотно распределять последовательность выполнения задач и действовать согласно этой очередности.

На сегодняшний день существует огромное количество методов, которые помогают верно расставлять приоритеты.  Самым популярным и действенным является «Матрица приоритетов Эйзенхауэра». Что это такое, и как применять этот метод на практике?

Метод расстановки приоритетов «Матрица Эйзенхауэра» был изобретен 34-м президентом Соединенных Штатов Америки – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.  Будучи известным политиком, он постоянно сталкивался с проблемой в нехватке времени, и вот, чтобы все успевать, выработал этот метод, который сегодня широко используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица представляет собой систему координат, по оси Х которой откладывается важность дел, а по У – их срочность. Благодаря этому образуется четыре сегмента, которые различаются по степени срочности и важности. Данный метод заключается в том, что задачи расставляются в эти сегменты для выполнения их в строгой очередности.

Если распределить все свои дела по этим четырем сегментам, то получится, что:

  • сверху – все срочные дела,
  • справа – все важные дела,
  • снизу – все не срочные дела,
  • слева – все не важные дела.

Как рекомендуется поступать с делами разных типов?

1. Срочные и важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приве­дет к значительному ущербу для вашего бизнеса. За них следует приниматься немедлен­но и самому их выполнять. 

Сюда можно отнести, например, срок сдачи, который близится к концу, важный звонок, если вы договаривались созвониться в определенное время. Или, если дела касаются личного времени – это может быть вызов сантехника, так как произошел прорыв канализации.

2. Менее срочные, но важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как прави­ло, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или по­здно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сро­ки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

К этой категории относятся следующие дела: руководитель попросил сходить отправить почту, выполнение запланированных текущих дел (рутины), планирование и подготовка перспективных проектов, поддержание физического здоровья, налаживание отношений с семьей, друзьями, родными.

3. Срочные, но менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тира­нию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом слу­чае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Например, внезапный телефонный звонок, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться, помощь в выполнении чужих дел.

4. Менее срочные и менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседа­ют на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете за­ниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жало­ваться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за за­дачи этой группы.

К последней категории относятся: разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях, бесцельный просмотр телепередач и т.д.

Придерживайтесь именно такой последовательности при планировании списка очередности выполнения задач, это позволит вам успевать завершить список дел, запланированных на день. При этом важно помнить, что не в коем случае нельзя использовать дела из четвертой категории в качестве отдыха при выполнении задач из высших сегментов. Задачи из последней категории вовсе не дают полноценно отдохнуть, а только отнимают ваше драгоценное время, и в том числе время на заслуженный отдых.

Для того, чтобы научиться ставить цели и достигать их значительно быстрее, получить представление о том, как выполнять множество различных задач в течение короткого времени, что крайне необходимо, работая в режиме многозадачности, приобрести инструменты, которые помогут вам выстраивать четкий план действий, рекомендуем посетить наш тренинг «Тайм-менеджмент: личная и корпоративная эффективность». После прохождения курса вы получите видение о том, как создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь, а также у вас освободиться время на саморазвития и отдых.